dette anche convention

Il presente documento vuole dare suggerimenti generali per una buona organizzazione di manifestazioni o convention, in particolare a tema ludico. Alcune dei suggerimenti qui riportati possono essere ovviamente validi anche per altri tipi di manifestazione; allo stesso modo è difficile che tutto ciò che qui si scrive possa essere sempre applicabile, ed è lasciato al lettore, nel curare l'organizzazione della propria convention, il compito di aggiustare questa guida ai suoi particolari scopi.

Infine ricordiamo l'importanza di dare il proprio contributo a questa pagina inserendo quanto si ritenga utile, usando l'etichetta modifica o edit in cima alla pagina, come vuole la filosofia del wiki. Per inserire dettagli non generali ma riguardanti solo specifiche convention, usare la pagina relativa: ad esempio Guida all'organizzazione di Gioca48ore, Gioca4,8ore, ecc.

La domanda che viene prima di tutte in ordine logico. Perch´ si vuole organizzare una convention? Ci possono essere motivi svariati ma è bene che essi siano noti agli organizzatori, che devono essere consapevoli nelle loro azioni, per una buona riuscita del lavoro, che sia organico e armonioso con gli altri enti coinvolti.

Esso dovrà essere composto da persone volenterose che offrono il loro lavoro per passione, per una buona riuscita della convention. Appare opportuno che tali persone si dividano in qualche modo una serie di ruoli di responsabilità, in modo che ciascuno di loro sia il referente ultimo per ognuno dei vari aspetti dell'organizzazione, a cui ognuno si possa rivolgere per quell'aspetto specifico. Da evitare se possibile la sovrapposizione di ruoli, anche se in alcuni casi può invece essere utile. Elenchiamo alcuni dei possibili ruoli. La lista non è esauriente e dipende anche se quel tale aspetto dell'organizzazione ha senso o no per la manifestazione in oggetto (ad esempio se non si prevede la presenza di realtà commerciali, non ha senso la presenza di un relativo responsabile).

*responsabile generale degli eventi (gestisce la collocazione geografica e cronologica degli eventi) *responsabile dell'area ludoteca *responsabile dei rapporti con altre associazioni *responsabile dei rapporti con realtà commerciali *responsabile dei rapporti con la pubblica amministrazione *responsabile degli ospiti *responsabile della segreteria *responsabile dei servizi (bagni, cestini, ecc.) *responsabile della promozione e ufficio stampa *responsabile della logistica (catering, alloggi, segnaletica ecc.) *eccetera

Una 'segreteria' funzionale, organizzata e competente e` essenziale per gestire in modo sensato tutti gli aspetti logistici della manifestazione.

'Turni dei segretari': fondamentale garantire la presenza di almeno un addetto ogni momento, meglio due o piu` nei momenti piu` critici. Il calendario dei turni dovrebbe essere facilmente consultabile dai ludotecari, e anche esposto.

'Elenco dei contatti di tutti ': idealmente rivolgendosi alla segreteria si dovrebbe poter recuperare qualsiasi informazione sulla manifestazione. Utilissimo dunque che alla segreteria siano disponibili i contatti di tutti gli organizzatori, staff, sponsor, ospiti, catering, hotel, taxi eccetera.

all'ingresso e non all'uscita

'Mappa' dell'area della manifestazione, grande con postit eventi

'Programma' della manifestazione, grafica semplice e in molte copie da distribuire agli avventori

'Cancelleria': matite, penne, pennarelli, fogli bianchi a volonta`. Meglio se riportano il logotipo della manifestazione. E appuntalapis, scotch, spille, spillatrici, graffette.

Servizio 'oggetti smarriti': puo` essere importantissimo per manifestazioni sia grandi che piccole.

'Badge' semplici per visitatori, ben distinguibili per staff, per vincitori di tornei ed eventi ecc. Sensato che riportino il logo della manifestazione e uno spazio libero per nome o pseudonimo del portatore.

'Lavagna' nera con gessi e cimosa o bianca con pennarelli per segnalazioni varie, prossimi eventi, orari e luoghi ristorazione ecc.

calendario grande eventi ogni ora annuncio con megafono prossimi eventi e loro inizio info su come e dove mangiare e alloggiare spazio per pubblicita' altre realta' stato iscrizioni eventi

Alla segreteria dovra` essere disponibile tutta la modulistica della manifestazione, in numero di copie sovrabbondanti.

'Moduli pre-iscrizioni' per tornei e attivita` varie. Indicanti nome, cognome, e-mail e cellulare dei pre-iscritti, da inserire poi in apposite cartelline da consegnare ai singoli organizzatori delle attivita` al momento dell'inizio delle stesse.

'Moduli Ludoteca, prestito giochi' indicanti nome, cognome, e-mail e cellulare dei richiedenti, gioco prestato, ora prestito, ora restituzione, note sull'integrita` del gioco, responsabile di turno della ludoteca e sua firma.

'Elenco visitatori': i visitatori che vogliono possono lasciare i propri contatti per essere avvisati delle successive edizioni.

Presso la segreteria, una 'bacheca' potra` riportare:

'Classifiche' dei tornei appena svolti, da affiggere appena terminati, scritti a mano o stampati in loco

'Rassegna stampa' della manifestazione e precedenti edizioni, fino a quel momento

'Materiale informativo' vario, altre associazioni, manifestazioni ecc.

'Servizi igienici' fondamentale controllare e curarne la pulizia regolarmente, rifornire di sapone, carta igenica ecc.

'Parcheggio': deve aver spazi ben delimitati, esser chiaro a chi e` riservato e per quanto tempo o in quale fascia oraria, se e` costudito o meno.

giochi lasciati o meno a se stessi

'Avvisi' che richiamino gli avventori ad aver cura dei giochi, messi in ogni scatola e altre copie disponibili in segreteria.

catering alloggi

'segnaletica interna' per wc, ristorazione ecc.

'Elenco ultimissime': a pochi giorni dalla manifestazione, fare un elenco delle ultime cose da sistemare e relativi responsabili.

'Walkie-talkie': utilissimi per lo staff.

'Megafono o filodiffusione' per fare annunci periodici sulle attivita` di prossimo avvio.

'Adesivi promozionali': con il logo della manifestazione e indicazioni essenziali (data e luogo e/o sito di riferimento), eventualmente con immagine simpatiche a tema

'Manifesti e locandine': A3+, 70×100, 100×140, b/n, o n colori. Comodo preparare del nastro biadesivo gia` attaccato agli angoli, per attaccarli rapidamente sul luogo d'affissione. Preoccuparsi di eventuali timbri da far apporre (a Prato da parte della So.Ri, dovrebbe essere gratis per Onlus - dietro presentazione Statuto - e per manifesti A3 o meno) per affiggere in locali pubblici.

'Rendiconto economico': preoccuparsi della trasparenza economica nei resoconti forniti agli organizzatori puo` essere fondamentale per aquisire credito e fiducia.

entro due giorni dalla conclusione mandare resoconto email ai partecipanti che hanno lasciato l'indirizzo, e pubblicarlo su sito

'Biglietti da visita' degli organizzatori e dei responsabili dei vari aspetti: da dare agli interessati per essere contattati sia durante la manifestazione che per contatti futuri (anno seguente). Ad esempio il Responsabile degli Ospiti potrebbe darne uno dei suoi a ogni ospite che segue, in modo che possano chiamarlo se necessario.

'Premi': tenere traccia di cosa viene elargito e perche`, non sottovalutare l'importanza dei premi di consolazione (anche piccole cose, come caramelle). Ogni premio potrebbe riportare targa o adesivo con riferimenti alla manifestazione in cui e` stato vinto.

evitare musica fastidiosa effettuare un servizio oggetti smarriti invitare inventori di giochi

organizzare un servizio bar dare premi di consolazione e partecipazione cestini rifiuti a portata di mano

'mangiare tutti insieme'